Zaman Yönetimi

ZAMAN YÖNETİMİ BECERİSİ GELİŞTİRME

Zamanın, farklı aktiviteler/eylemler arasında rantabl şekilde bölünüp max verim ortaya çıkarılması becerisi, üst yöneticinin bizzat kendisi için gereken bir yetkinliktir. CEO, bunun “bireysel” ve “kurumsal” boyutunu en iyi şekilde gerçekleştirmelidir. CEO koçu, danışanını odaklı bir şekilde dinleyerek, güçlü sorular sorarak, danışanının güçlü yanlarını etkili kullanarak en verimli zaman planını yaptırtır ve Onun da astlarına bunu nasıl yaptıracağını deneyimledir.

Zaman yönetimi, yöneticinin gün içerisindeki zamanını belirli görevleri arasında nasıl paylaştıracağını organize etme ve planlama sürecidir. Zamanı iyi yönetmek yöneticinin sadece iş yaşamında değil, yaşamının diğer alanlarında da tatminlik getirir.

Zamanını iyi yöneten yönetici başarısız yöneticilerden çok net şekilde ayrılır.

Zaman yönetimi, gün içindeki etkinlikleri, günün 24 saatine “öncelikli” şekilde paylaştırmak ve bunda “kararlı olmak” tır. Bir başka deyişle; yapılacak faaliyetleri önemlerine göre sıralamak ve her birini belirli zaman dilimleri içinde gerçekleştirmektir.

Koç, yöneticiye bu konuda rehberlik yaparken çeşitli araçlar kullanır. Bunlardan en önemlisi; “acil-önemli” tablosudur.

Zamanı doğru kullanamamak şu sonuçlara yol açabilir:

• Kaçırılan randevular
• Yüksek stres düzeyi
• Düşük iş verimi
• Verimsiz iş akışı
• Kariyer yolculuğunda aksamalar.

ZAMANI ETKİN KULLANMAK İÇİN;

• SMART Hedefler Oluşturun

Belirgin, ölçülebilir ulaşılabilir, gerçekçi ve zamanlı hedefler belirlenmeli.

• Önceliklerizi Belirleyin

Gün içinde yapmanız gereken şeyler üzerinde düşünün, onları önem ve aciliyet durumuna göre sıralayın.

Önemli ve acil işlerinizi hemen yapın.

Önemli, fakat acil olmayan işleri ne zaman yapacağınıza karar verin.

Acil olarak yapılması gereken fakat önemli olmayan işleri, mümkünse başkasına devredin.

Önemi ve aciliyeti olmayan işleri daha sonra yapmak üzere bir kenara bırakın.

Özelikle “acil değil-önemli” işlere dikkat edin.

• Yapılması Gereken Her İş İçin Zaman Süresi Belirleyin

Yapılacak işler için zaman sınırları belirlemek daha iyi odaklanmanıza ve daha verimli çalışmanıza yardımcı olur. Küçük bir çaba göstererek yapacağınız bu iş muhtemel sorunları önceden görmenizi ve onlarla başa çıkmak için planlar yapmanızı da sağlayabilir.

• Molalar Verin

Ara vermeksizin, üst üste bir sürü iş yaparken odaklanmak ve motive olmak daha zordur. İşler arasında aklınızı boşaltmak ve kendinizi yenilemek için kısa bir yürüyüş ya da meditasyon yapın veya şartlar uygunsa biraz kestirin.

• Zamanınızı Uzun Süreli Planlayın

Takviminizi hazırlarken projeler veya genel bir projenin bir parçası olan işler için bitiş tarihleri yazın. Haftanın veya ayın hangi gününün, hangi iş için uygun olduğu üzerinde düşünün.

• Zorunlu Veya Gerekli Olmayan İşleri / Aktiviteleri Ayırın

Nelerin önemli olduğunu, nelerin gereksiz veya vazgeçilebilir olduğunu belirleyin. Neleri yapmanız önemli? Neleri siz yapmalısınız, neler zamanınızı ayırmanıza değer? Bunları tespit edip ortadan kaldırır veya devrederseniz gerçekten önemli olan şeyler için daha fazla zamanınız kalır.

• İşleri Önceden Planlayın

Güne neler yapmanız gerektiğine dair net bir fikirle başlarsanız zamanı daha iyi kullanırsınız. Her iş gününün sonunda, ertesi gün yapılması gerekenleri de düşünün, hatta not edin.

• Bir Hedefe Doğru Yola Çıkarken Ara Hedefler Koyun

Ana hedefe doğru giderken, ara hedefler olması, zamanın doğru ve verimli kullanılması açısından önemli ve gereklidir.