Süreç Yönetimi

SÜREÇ YÖNETİMİ GELİŞTİRME

Üst yöneticinin, planlama, analiz, tasarım, modelleme, uygulama, izleme-değerlendirme, optimizasyon-iyileştirme, delege etme, motivasyon artırma, vb süreç yönetimi aşamalarını nasıl yöneteceği noktasında koç, O’na yol arkadaşlığı yapar. Bu yolculukta, süreç yönetimi başarısını asıl gerçekleştiren CEO’ dur. Koç ise elindeki fenerle bu yolculukta O’nun sadece yolunu aydınlatır.

SÜREÇ YÖETİMİ NEDİR

Süreç yönetimi, bir kurumun performansının sürekli olarak iyileştirilmesini sağlayan ve süreçleri temel “varlık” kabul eden bir yönetim disiplinidir. Süreç, aralarında birlik olan veya belli bir düzen veya zaman içinde tekrarlanan, ilerleyen, gelişen olay ve hareketler dizisidir.

Süreç yönetimi, Aşağıdaki başlıklardan oluşur:

Tanımlanmış ve belgelenmiş süreçler (model, dizayn)
Disiplinli, tutarlı yayılım ve uygulama
Süreç karneleri (ölçümler)
Sürekli olarak iyileştirme
Süreçleri ve etkileşimlerini düzenli olarak izleme

NEDEN ÖNEMLİDİR

“İş Süreci”, müşterileri bir numaralı önceliğe koyma teorisinin pratik gerçeğe dönüştüğü andır. Süreç olmadan şirketler kaos ve iç çekişmelerin sarmalında çöküşe doğru ilerlerler. Michael Hammer 1997’de yazdığı “Beyond Reengineering” (Değişim mühendisliğini ötesi) kitabı ile, BPR’ı bir seferlik radikal bir hamle olarak tanımladığı 1993'teki manifestosunun yeterli olmadığını, süreç odaklı bakış açısı ve süreç yönetiminin “sürekli bir yaşam felsefesi” ve “organizasyonel yapılanma” şekli olması gerektiğini ortaya koymuştur.

Sürdürülebilir yönetim sistemine sahip olmanın ilk şartı kuruluşların süreçlerini doğru yapılandırmalarından geçer. Yönetim sistemleri standartlarının temel ilkelerinden biri de “süreç (proses) yaklaşımı”nın benimsenmesidir. Buna göre kuruluşların;

Süreçlerini,
Süreçlerin etkileşimlerini,
Girdilerini ve çıktılarını,
Faaliyetlerini,
Süreçte kullanılan dokümanları ve
Bu sürecin performansının nasıl ölçüleceğine dair kriterlerini

Doğru ve zamanında belirlemesi gerekir. Doğru yapılandırılmamış bir süreci, doğru şekilde izlemek ve ölçmek mümkün değildir. Bu da sürecin verimliliği konusunda bize yanlış bilgi vererek süreçle ilgili alacağımız kararlarda yanılgıya düşmemize sebep olacaktır. Birçok kuruluş süreç yönetiminin “iş akış şemaları” çizildiğinde bittiğini düşünür ancak bu oldukça yanlış bir yaklaşımdır. İş akış şemaları sadece süreçler içinde yapılan işlemlere ait detayları yansıtır.

NE FAYDA SAĞLAR

Kuruluşa ait stratejilerin tüm süreçlerde uygulamaya geçmesini sağlar,
İşletmenin vizyon, misyon, hedef ve stratejileri ile uyumlu süreç performans göstergelerini belirler,
Süreçler ve organizasyon arasındaki etkileşimi görerek kuruluşa uygun organizasyonel yapıyı oluşturur,
Tüm süreçleri ve süreç etkileşimlerini belirleyerek yöneticilerin kuruluşla ilgili anlık durumu hem tüm süreçler hem de tek tek süreçler bazında görebilmelerini sağlar,
Süreçlerin performanslarını ölçerek, süreçlerde aksayan noktalarını hızlı şekilde belirler ve gerekli aksiyonları aldırır.